Prawo wymaga, aby Twoje faktury trafiały do centralnego systemu państwowego.
Jak to osiągnąć? W teorii możesz każdorazowo korzystać z darmowej aplikacji udostępnianej przez rząd. W praktyce to uciążliwy proces, obarczony skomplikowanym logowaniem i zbędnymi formalnościami. Rozwiązanie po prostu mało praktyczne.
Oferujemy alternatywną ścieżkę.
Opiszmy działanie aplikacji idealnej.
Twoja faktura jest gotowa. Numeracja jest poprawna. Dokument, w formie PDF lub wydruku, jest gotowy aby trafić do klienta.
Ile wysiłku powinna wymagać obsługa KSeF? Żadnego. Wysyłka sprowadza się do jednego kliknięcia, po którym otrzymujesz potwierdzenie udanego połączenia i odbioru faktury. Nic się nie dzieje z wysyłką do KSeF, dopóki się nią nie zainteresujemy.
Bezpieczeństwo Twoich danych i wyłączne prawo do wystawiania faktur podlegają ścisłej ochronie. Aby nasza aplikacja mogła bezpiecznie komunikować się z systemem KSeF w Twoim imieniu, wymagane jest jednorazowe upoważnienie za pomocą certyfikatu uwierzytelniającego.
Cały proces sprowadza się do dwóch prostych kroków:
Musimy pozyskać wymagane pliki:
Nadajemy uprawnienia dla naszej aplikacji:
Jesteś gotowy do pracy z KSeF w Eleganckich Fakturach.
Pamiętaj: jeśli Twoja firma nie ma jeszcze ustawowego obowiązku korzystania z systemu, możesz wystawiać faktury tradycyjnie - bez wysyłki do KSeF. Ty decydujesz, kiedy przejść na nowy standard.
Chcesz wiedzieć więcej o samym systemie?
Od 1 lutego obowiązek wystawiania e-faktur objął firmy, których obrót w 2024 roku przekroczył 200 mln zł. Od 1 kwietnia system ten stanie się obowiązkowy dla wszystkich pozostałych podmiotów.
Wyjątkiem są działalności, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 000 zł z VAT. W takim przypadku z cyfrowym fakturowaniem można poczekać do 2027 roku. Zachęcamy jednak, aby wykorzystać ogłoszony na 2026 rok okres bez kar na spokojne wdrożenie systemu. Bez stresu i obaw o pomyłki.
Certyfikat KSeF to rodzaj "cyfrowego paszportu" pod postacią plików z kluczami i Twojego hasła. Umożliwia on bezpieczną, automatyczną komunikację z systemami ministerstwa. Dzięki niemu aplikacja wysyła dokumenty w Twoim imieniu, bez konieczności ręcznego logowania. To znacznie szybsza alternatywa dla każdorazowego autoryzowania operacji np. Profilem Zaufanym.
Szczegółową instrukcję wraz z filmem demonstracyjnym opisaliśmy w kroku pierwszym sekcji "Upoważnienie" powyżej.
Prawnie faktura uznawana jest za doręczoną w momencie nadania jej numeru identyfikacyjnego przez system KSeF. W praktyce biznesowej warto jednak rozważyć przesyłanie klientom plików PDF. Zapewnia to przejrzystość i ułatwia pracę księgowości.
Nasza aplikacja pozwala błyskawicznie pobrać lub wydrukować elegancką i czytelną wersję PDF każdego dokumentu.
Tak. W Eleganckich Fakturach celowo oddzieliliśmy proces wystawiania dokumentu od jego wysyłki do systemu rządowego. To Ty masz pełną kontrolę i decydujesz, czy oraz kiedy faktura zostanie przesłana do KSeF.
Zalecamy jednak sprawne przesyłanie dokumentów, aby uniknąć błędów związanych z datami wystawienia czy przeliczaniem kursów walut, które system KSeF może narzucać w momencie odebrania faktury.
Od 2026 roku noty korygujące zostały zlikwidowane. Każdy błąd na fakturze, nawet drobna pomyłka w adresie, wymaga teraz wystawienia pełnej faktury korygującej i przesłania jej do KSeF.
Szczegóły dotyczące tego procesu opisujemy na stronie "Poznaj aplikację". Eleganckie Faktury udostępniają możliwość precyzyjnych poprawek jak i "wyzerowania" błędnej faktury w celu wystawienia nowego dokumentu.
Tak, Eleganckie Faktury wspierają obie metody uwierzytelniania.
Warto jednak wiedzieć, że token jest uznawany za rozwiązanie mniej bezpieczne niż certyfikat. Ponadto Ministerstwo Finansów zapowiedziało wycofanie wsparcia dla tej metody w 2027 roku. Wybierając certyfikat już teraz, zapewniasz sobie spokój i unikasz konieczności ponownej konfiguracji systemu w przyszłości.