Twoja pierwsza faktura - Eleganckie Faktury

Świat polskich faktur wygląda zupełnie inaczej niż jeszcze kilka lat temu. Uruchomienie Krajowego Systemu e-Faktur sprawiło, że faktura przestała być tylko „plikiem PDF” wysyłanym pocztą e-mail, a stała się ustrukturyzowanym, cyfrowym zbiorem danych.

Niezależnie od tego, czy wystawiasz jedną fakturę miesięcznie jako programista pracujący w formule B2B czy setki dokumentów jako właściciel sklepu, Twój dokument sprzedażowy musi spełniać stosunkowo nieskomplikowane ale jednocześnie precyzyjne wymagania systemu rządowego i ustawy o VAT. ¹

Dobry program przeprowadzi Cię szybko i wygodnie przez proces przygotowania faktury, jednak to Ty jako przedsiębiorca musisz podać niezbędne informacje. Czym więc są te kluczowe elementy, których świadomość pozwoli Ci na profesjonalne przygotowanie faktury?

Podstawowe dane faktury

Mimo cyfryzacji, rola dokumentu pozostaje niezmienna. Każda faktura musi jednoznacznie określać, kto, komu i kiedy sprzedał usługę lub towar.

Dane stron: Sprzedawca i Nabywca

Nazwy dla firm lub imiona i nazwiska dla osób prywatnych. Ich adresy i numery NIP. Poprawny NIP nabywcy jest kluczowy dla poprawności dokumentu, ale także w celu przekazania jej do odbiorcy w ramach krajowego systemu e-faktur.

Przedmiot transakcji

Każda pozycja na liście sprzedawanych usług bądź towarów musi być precyzyjnie opisana. Wymagane są nazwa towaru lub usługi, jej miara i ilość, cena za jedną jednostkę, stawka podatku VAT oraz odpowiednio wyliczone wartości netto oraz brutto.

Podatek VAT zasługuje na osobny artykuł, dlatego więcej o nim możesz przeczytać w nadchodzącym wpisie “jaką stawkę VAT wybrać?”.

Sumy końcowe

Każda stawka VAT obecna na fakturze wymaga osobnej sumy wartości netto oraz podatku do zapłaty. Dokument powinien również wyraźnie podawać kwotę należności ogółem, słynne “brutto”, którą klient faktycznie musi przelać na Twoje konto.

Data wystawienia i sprzedaży

Kluczowa rzecz wpływająca na czas zaksięgowania i rozliczenia transakcji. Teoretycznie data sprzedaży może być pominięta jeśli jest identyczna z datą wystawienia, ale w praktyce bezpieczniej jest wyraźnie zaznaczyć daty obu wydarzeń.

Numer kolejny dokumentu

Unikalny numer,² który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę w ramach twojej firmy. Dobry program zadba o numerację za Ciebie w momencie wystawienia faktury.

Wymagania sytuacyjne

Opisane wyżej informacje wystarczą do wystawienia najprostszej formy faktury. Istnieje jednak długa lista wariantów wyjątkowych, które wymagają uzupełnienia dodatkowych szczegółów.

Oto kilka przykładowych pól, których obecność na fakturze może stać się obowiązkowa lub po prostu praktyczna:

Odwrotne obciążenie

Procedura w ramach której to nabywca jest stroną rozliczająca podatek. Często stosowana dla transakcji wewnątrzunijnych.

Kurs waluty

Konieczny do wyliczenia podatku należnego w złotówkach dla faktur uwzględniających waluty obce. Teoretycznie opcjonalny, w praktyce niezbędny.

Dane stron: Termin spłaty

Nie jest wymagany, natomiast jego uwzględnienie jest częstym zwyczajem i pomaga uniknąć nieporozumień.

Rachunek do odbioru środków

Również opcjonalny. Ciężko jednak wyobrazić sobie fakturę, która nie podaje w jasny sposób konta, na którym oczekujemy wpłaty należności.

To tylko niektóre z dodatkowych pól na fakturze. Wszystkie wyjątki od podstawowej reguły będziemy opisywać w kolejnych artykułach. Szukaj informacji o nich w naszej bazie wiedzy.

Podsumowanie

Eleganckie faktury podczas przygotowania dokumentu przyjmują od Ciebie wszystkie niezbędne dane grupując je w logiczne całości. Faktura posiada nabywcę i odbiorcę, listę odpowiednio opodatkowanych usług lub towarów oraz rachunek bankowy do odbioru środków.

Wprowadzone informacje można zachować do przyszłego użycia, a wypełniona faktura jest gotowa na wystawienie, które nada jej odpowiedni numer i daty.

Po wystawieniu, faktura jest kompletna i do pełnego zamknięcia tematu sprzedaży pozostaje już tylko wysyłka do KSeF.

O tym z czym się to wiąże i o jakich szczegółach procesu warto pamiętać napiszemy w kolejnym artykule - “wszystkie tajemnice KSeF”.