W połowie 2024 roku rząd planuje częściowe wprowadzenie cyfrowych faktur w Polsce. Wybrana grupa podatników będzie zobligowana aby świeżo wystawione faktury wysyłać do tak zwanego centralnego systemu e-faktur. Jedynie tak zatwierdzone dokumenty będą dopuszczone do obiegu.

W 2025 roku czyli po okresie wdrożeniowym system zostanie rozszerzony na wszystkich podatników operujących na fakturach. Do tego czasu nieprawidłowości podczas obsługi e-faktur pozostaną również wolne od kar.

Dla użytkowników eleganckich faktur jest to dobra wiadomość. Dzięki obecności centralnego serwisu do przechowywania faktur współpraca z księgową i kontrahentami krajowymi powinna się nieco uprościć. Koniec z ręcznym wysyłaniem faktur.

Aby odnaleźć się w nowych realiach musimy dotknąć trzech tematów:

Uprawnienia

Profil zaufany jest naszym kluczem do rządowego portalu e-faktur oraz sposobem na potwierdzenie naszej tożsamości przy wystawianiu faktury. Aby eleganckie faktury były w stanie wystawiać i przeglądać faktury w naszym imieniu konieczne będzie nadanie aplikacji odpowiednich praw.

Sposobem na przekazanie tych praw jest wprowadzenie do aplikacji tokenu autoryzacyjnego. Po zalogowaniu do aplikacji KSEF możemy stworzyć taki token w jednej z zakładek. Specjalnie wygenerowany ciąg znaków możemy wprowadzić do systemu eleganckich faktur w sekcji ustawienia konta.

Wysyłka do KSEF

Poprawnie wprowadzon token otwiera nam dostęp do usług KSEF w ramach eleganckich faktur.

Oznacza to, że w kolejnym kroku po standardowym wystawieniu dokumentu możemy dostarczyć go do serwisu rządowego. Po jego przetworzeniu otrzymamy odpowiedni numer KSEF, który jest wyznacznikiem poprawnej e-faktury.

Korekta dokumentów

Sytuacja nieco się komplikuje w przypadku błędnej faktury.

Przed centralizacją źle przygotowany dokument można było wycofać z obiegu. Niestety, jeśli wysłaliśmy naszą niepoprawną fakturę do systemu rządowego to konieczna staje się droga formalna - korekta dokumentu.

Obowiązują tu wszystkie ustawowo poprawne sposoby na korektę faktury, a eleganckie faktury starają się możliwie jak najbardziej uprościć samą procedurę. Mimo wszystko przy odrobinie szczęścia i precyzji korekta wciąż pozostanie wyjątkiem od reguły.